Hồ sơ vệ sinh lao động được lập khi cơ sở tiến hành đo kiểm môi trường lao động, thường các doanh nghiệp tiến hành lập 1 lần đầu, khi công ty có thay đổi về sản xuất tăng hoặc giảm thì HSVSLD sẽ được lập lại, do đây là căn cứ để lấy số mẫu DKMTLD hằng năm nên thường được Trung tâm y tế, trung tâm bảo vệ sức khỏe và môi trường lao động lập.
Doanh nghiệp lưu ý khi tiến hành DKMTLD phải căn cứ theo đơn vị đủ điều kiện đo kiểm môi trường lao động do Cục quản lý môi trường y tế cấp. Không nên gọi các đơn vị ngoài không có chức năng dễ bị lấy mẫu sai không theo dõi được Bệnh nghề nghiệp cho công nhân.